Missions principales

• Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous
• Organisation logistique et consignation des réunions (réunions de service, comités de pilotage de projets, réunions avec les organismes extérieurs, réunions municipales...)
• Accueil téléphonique et physique de la direction générale
• Relations avec l’ensemble des directions et des services de la collectivité, contacts directs et permanents avec les partenaires extérieurs ainsi qu’avec le cabinet de Monsieur le Maire        
• Recherches documentaires et diffusion auprès des chef(fe)s de services
• Production de documents de synthèse
• Rédaction d’actes et courriers propres à l’activité de la direction générale
• Réponse aux requêtes ponctuelles et suivi des affaires réservées
• Mise à jour, classement et constitution de fonds de dossiers
• Gestion du marché Lyreco avec un contrôle de validation sur les demandes des services ·        
• Responsable du service courrier, vous encadrez l’agent en charge du courrier et le remplacez en cas d’absence ; supervisez l’enregistrement et le classement du courrier entrant, êtes en relation avec La Poste et les fournisseurs de machine à affranchir

Compétences et qualités requises

• Solides capacités rédactionnelles, d’analyse et d’initiative
• Sens de l’organisation / rigueur
• Réactivité et autonomie
• Sens des relations humaines
• Capacité d’anticipation et de gestion des priorités
• A l’aise avec les outils bureautiques, vous maîtrisez les logiciels tels que Word, Excel, Power Point, et avez la capacité d’intégrer de nouveaux logiciels métiers (Ciril, logiciel courrier)
• Aisance à mener des recherches documentaires, en particulier sur Internet

Pour ce poste, une discrétion totale est exigée ainsi qu’une certaine disponibilité (aménagement de vos horaires de travail en fonction de l’agenda de la direction générale)

Conditions de recrutement

Temps de travail de 38h hebdomadaires

25 CA et 18 RTT

Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + 13^ème mois + participation mutuelle

La collectivité offre à ses agents une politique active de formation, la possibilité d’adhérer à l’Amicale du Personnel, des actions favorisant le bien-être au travail, des coûts de repas modérés avec les restaurateurs de la Ville.  

Poste à pourvoir au 1er février 2024

Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à : recrutement@ville-chaville.fr ou à l’attention de Monsieur le Maire- Hôtel de Ville - 1456, avenue Roger Salengro - 92370 CHAVILLE